Статьи9.01.2013, 04:02

Должен ли начальник планировать день за подчиненного

34% руководителей, опрошенных HeadHunter, взваливают на себя планирование рабочего дня сотрудников. Но лишь половине из них удается эти планы реализовать, остальные тонут в потоке незапланированных дел. Так ли уж нужно загонять себя и подчиненных в жесткие рамки, обсуждают эксперты.

Чуть менее половины руководителей (44%) ежедневно планируют собственное рабочее время, показал опрос HeadHunter. Еще 21% составляет график рабочего дня время от времени, а 28% — только в те дни, когда задач очень много. Примерно половина из тех, кто взял на вооружение тайм-менеджмент, отмечают, что успевают справиться со всеми задачами, 29% признают, что большое количество новых незапланированных дел не дает им вписаться в график, а 20% вовсе не могут выполнить работу в те сроки, которые себе поставили.

«Расписывать по минутам каждый день — прямая дорога к фрустрации и демотивации, — убежден Михаил Жуков, управляющий директор HeadHunter. — Около четверти времени каждый день уходит на не планируемые заранее дела, и лучше самому предусмотреть резерв времени на пожары, перепады настроения и новые идеи, нежели в конце дня печально смотреть на сорванный график и корить себя неэффективностью».

 

Аврал не учтешь

Себе на день Жуков планирует не более трех важных задач. Такой режим позволяет ему сфокусироваться на том, что в данный момент действительно важно, и зарезервировать время на непредвиденные случаи, новые идеи. Управлять работой подчиненных в ежедневном режиме он и вовсе не готов:«У нас есть план основных задач на квартал, который ежемесячно (или в связи с новыми обстоятельствами) корректируется, и раз в 1-2 недели я с каждым членом команды оцениваю прогресс выполнения задачи, новые риски».

Детальный и максимально подробный план на неделю Сергей Громак, генеральный директор управляющей компании «Элади», составляет для себя каждое воскресенье вечером: «В течение недели мне уже не надо тратить время на раздумья о приоритете задач, деловых встреч и звонков». Соблюсти план на все сто Громаку никогда не удается, но он все равно убежден, что это гораздо более эффективно, чем не составлять план совсем.

87% руководителей, респондентов опроса, убедились на собственном опыте в эффективности планирования. Продуктивность их работы только выросла после того, как они взяли за правило распределять время на конкретные задачи. Многие решили ввести эту практику и для своего персонала.

 

Построят других
 

34% опрошенных руководителей регулярно рассчитывают сотрудникам время на работу, а еще 25% — в моменты авралов.

Детально планируя работу менеджеров, руководитель рискует полностью лишить их инициативы и желания думать самостоятельно, считает Громак. Таким образом, руководитель не делегирует часть задач подчиненным, а на самом деле делает и решает все сам, просто используя чужие руки, полагает он: «Когда я составляю план для себя, то определяю и список задач для подчиненных, но ежедневное планирование за других — это перебор. Подчиненным необходимы определенный люфт по времени и свобода в принятии решений. Я знаю компании, в которых были попытки жесткого планирования с требованием заполнения ежедневных отчетов. В итоге полдня сотрудники тратили не на работу, а на эти отчеты».

Полгода назад в компании Kalinka Realty решили внедрить CRM, который осуществлял бы контроль за временем сотрудников, работающих с клиентами. А программа«проектный офис» определяет приоритеты, время загрузки этих сотрудников и вброса новых задач. «Я контролирую только время, используемое сотрудниками на решение тех или иных задач. Если вижу, что время используется неэффективно, то переставляю приоритеты или меняю неэффективного сотрудника», — говорит генеральный директор Ольга Кузнецова.

По ее словам, теперь компания в состоянии одновременно работать над большим количеством проектов, чем прежде, не увеличивая штат.

 

Изменить мышление
 

Однако 65% управленцев признают, что, если работы много, сотрудники не всегда укладываются в обозначенные рамки, а у 5% работники справляются очень редко или даже никогда. Объективной причиной невыполнения рабочих задач точно и в срок большинство респондентов считают незапланированные дела, которые падают на отдел в течение дня (56%).

«Ну конечно, если вдруг “прилетает” что-то важное, срочное и безотлагательное, то плану дня говорится“до следующих встреч”. Главное — не превратить свою жизнь и жизнь подчиненных в непрерывный аврал», — предупреждает Жуков.

«Мне вспоминается один руководитель отдела корпоративных продаж, перед которым стояла задача не только управлять системой продаж, но и выстраивать отношения с ключевыми клиентами и продавать самому, — рассказывает Ольга Жердева, директор по персоналу группы Optima. — Понятно, что эти направления требовали активной, но различной по характеру работы. Успешно их совмещать ему удалось только тогда, когда топ-менеджер начал уделять достаточно времени еженедельному планированию активности по обоим направлениям, определять приоритетность задач и последовательно отслеживать статус их выполнения.

В природе существует множество инструментов, объясняющих, как найти дополнительные 10, 50, 100 часов в неделю, но они вряд ли помогут, если топ-менеджер не обладает проектным мышлением.

Должен ли начальник планировать день за подчиненного

Римма Авшалумова

Ведомости

Уважаемый посетитель, Вы зашли на сайт как незарегистрированный пользователь.
Мы рекомендуем Вам зарегистрироваться либо войти на сайт под своим именем.
Оставить комментарий Всего комментариев: 0
Имя:*
E-Mail:
  • winkwinkedsmileambelayfeelfellow
    laughinglollovenorecourserequestsad
    tonguewassatcryingwhatbullyangry
Введите два слова,
показанных на изображении: *